A gestão de notas fiscais, especialmente na área da saúde, é um processo fundamental para a organização e conformidade financeira dos negócios.
No contexto da saúde, muitas são as complexidades das transações financeiras realizadas, seja referente a serviços, profissionais, procedimentos, medicamentos, dispositivos e outros e ter visão sobre tudo o que acontece é crucial para a saúde financeira do ambiente.
Como você realiza a gestão de notas fiscais?
A importância da gestão de notas fiscais
Fazer boa gestão das notas fiscais é crucial por diversos fatores, entre eles, conformidade legal, controle financeiro, auditorias, planejamento tributário, controle de estoque e outros.
É através das notas fiscais que o setor pode cumprir suas obrigações legais, controlar o caixa da empresa, registrar todas suas transações e identificar padrões de gastos e receitas. Mais do que isso, as notas auxiliam o controle de estoque e são excelentes meios para prevenir fraudes internas e externas, além de indicar caminhos de melhorias para seu negócio.
Mesmo que cada vez mais digitalizadas, essa gestão exige boa organização, rotinas e processos estruturados, afinal, a falta de controle pode resultar em problemas que afetam seriamente a saúde financeira da empresa.
Armazenamento e arquivamento adequado de NFes
O armazenamento de notas fiscais é uma prática obrigatória e determina a legislação que esses documentos sejam arquivados por, pelo menos, 5 anos. Ao contrário do passado, as empresas não necessitam mais de múltiplas gavetas e salas para lidar com volumes significativos de papelada. No entanto, isso não elimina a necessidade de uma gestão digital eficiente para todos os documentos.
A conservação das notas tem o intuito de garantir precisão e eficiência no processo da fiscalização das operações financeiras realizadas pela Receita Federal e pelos órgãos governamentais, além disso, serve também para assegurar que todos os tributos foram de fato recolhidos.
Assim, torna-se essencial armazenar o arquivo XML que foi assinado e autorizado digitalmente, preservando o formato original transmitido. O uso de tecnologia e ferramentas adequadas desempenha um papel fundamental nesse processo.
Por que automatizar a gestão da NFes?
Quando nos referimos ao armazenamento de notas fiscais, não estamos apenas falando sobre a simples criação de pastas nos computadores dos colaboradores e o salvamento indiscriminado de todos os documentos. É preciso também fazer gestão inteligente e eficaz, de forma que toda a empresa tenha visibilidade sobre o que está acontecendo nos negócios.
Para alcançar esse objetivo, é importante usar ferramentas feitas especialmente para isso. Essas ferramentas trazem grandes vantagens, como:
Redução de erros
Automatizar processos de emissão e armazenamento de notas fiscais reduz significativamente a ocorrência de erros, afinal, elimina-se a necessidade de entrada manual de dados, minimizando possíveis falhas humanas.
Além disso, é comum que os sistemas possuam validações automáticas, garantindo que todas as informações estejam corretas e em conformidade.
Economia de tempo
Com processos automatizados, é possível que os colaboradores diminuam ou eliminem grande parte do trabalho manual, economizando tempo para focar em atividades estratégicas. Com isso, o setor ganha ainda mais eficiência, produtividade e assertividade nas decisões estratégicas.
Compliance Fiscal
Os sistemas automatizados se mantêm atualizados com as mudanças na legislação, assim, assegurando que as NFes emitidas estejam em conformidade com as normas vigentes. Mais do que isso, atuam para a geração de relatórios fiscais, ajudando com que as empresas cumpram suas obrigações de forma correta e pontual.
Controle Financeiro
Ao integrar dados fiscais de forma automática aos sistemas contábeis e de gestão empresarial, as empresas podem monitorar suas finanças em tempo real. Dessa forma, isso permite um acompanhamento mais preciso das transações, fluxo de caixa e desempenho financeiro.
BioNFe: como a tecnologia pode ajudar a potencializar esses processos
Como dissemos, automatizar a gestão de notas fiscais oferece diversos benefícios para o negócio e torna o processo mais simples, assertivo e estratégico para o negócio. Pensando nisso, BioNFe é uma solução digital capaz de simplificar a gestão de NFes, proporcionando mais segurança e agilidade aos processos.
A plataforma permite visualizar de maneira rápida e centralizada todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas para o estabelecimento. O único requisito é possuir o certificado digital A1 fornecido pelo hospital, e a comunicação com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) é iniciada automaticamente.
Com BioNFe, as instituições obtêm controle total e atualizado sobre todas as notas fiscais emitidas, por meio de diversas funcionalidades. Entre elas:
- Gestão de NFes
- Gestão de pagamentos
- Gestão de ordens de compra (OCs)
- Recursos para conferência e conciliação de divergências
Como as notas fiscais são armazenadas e geridas em seu negócio? Aproveite que agora sabe mais sobre o tema e conte com nossa solução para elevar ainda mais seus processos!
